Communiquer avec les parents en garderie : 8 bonnes pratiques

La réponse courte

Une bonne communication avec les parents tient en peu de règles : un seul canal, des messages courts, les sujets délicats en personne, et des limites claires pour l’équipe. Les parents se sentent informés, les éducatrices ne passent pas leurs soirées à répondre, et la direction sait ce qui a été dit.

1. Un seul canal officiel

Le courriel pour les annonces, le texto pour les retards, un groupe Facebook pour les photos, le papier dans le sac pour le reste : chaque canal de plus est un endroit où un message se perd. Choisissez-en un, dites-le aux parents à l’inscription, et tenez-vous-y.

2. Dire aux parents ce qu’ils recevront, et quand

Le rapport de la journée en fin d’après-midi, les annonces de la semaine le lundi, le menu affiché à l’entrée, une rencontre à l’automne : quand les parents savent à quoi s’attendre, ils écrivent moins pour demander.

3. Des messages courts et utiles

Une annonce efficace tient en trois lignes : quoi, quand, ce que le parent doit faire. « Sortie au parc vendredi matin. Prévoyez des bottes et un chapeau. » Le détail peut suivre, mais l’essentiel est en haut.

4. Le personnel pour l’enfant, le commun pour le groupe

Les annonces s’adressent à toute la garderie ou à un groupe ; la conversation sur un enfant se fait avec sa famille seulement. On ne mentionne jamais un autre enfant par son nom dans un message à des parents.

5. Les photos : avec consentement, toujours

Une photo partagée sort de la garderie pour de bon. Demandez le consentement écrit des parents à l’inscription, notez qui l’a donné, et n’envoyez une photo de groupe que si chaque enfant qu’on y voit a ce consentement. Votre réglementation et la politique de votre garderie peuvent ajouter leurs propres règles.

6. Les sujets délicats en personne

Une morsure, un comportement qui inquiète, un retard de développement soupçonné : ces conversations ne se font pas par message. Écrivez seulement pour proposer une rencontre ou un appel, et notez ensuite ce qui a été convenu.

7. Des heures de tranquillité pour l’équipe

Une éducatrice qui reçoit des messages à 21 h finit par s’épuiser. Fixez des heures de réponse, faites-les connaître aux parents, et rappelez qu’une urgence passe par le téléphone de la garderie. Évitez aussi que l’équipe donne son numéro personnel.

8. Écouter aussi

Une famille qui partage une allergie, une nuit difficile ou un changement à la maison aide l’équipe à mieux s’occuper de l’enfant. Prévoyez un moyen simple pour le dire le matin, et remerciez quand ça arrive.

À l’inscription : poser les bases

La plupart des malentendus se règlent avant d’arriver, à la rencontre d’inscription. Prenez dix minutes pour convenir avec chaque famille :

• du canal qu’utilise la garderie, et de celui à utiliser pour une absence ou un retard ;
• des heures où l’équipe lit et répond aux messages ;
• du consentement pour les photos, par écrit, et de la façon de le changer plus tard ;
• de la personne à joindre en cas d’urgence, et de celles qui peuvent venir chercher l’enfant ;
• de ce que la famille veut partager : allergies, habitudes de sommeil, mots que l’enfant utilise à la maison.

Notez ces réponses dans le dossier de l’enfant, et rappelez-les à la rentrée.

Un modèle d’annonce

Le titre dit l’essentiel ; la deuxième ligne, ce que le parent doit faire ; la troisième, comment poser une question.

Quand un parent est mécontent

Un message fâché appelle une réponse courte et calme : remerciez d’avoir écrit, dites que vous voulez comprendre, et proposez un appel ou une rencontre avec la direction. Ne vous justifiez pas par écrit, ne parlez jamais d’un autre enfant, et notez ensuite ce qui a été convenu. Le programme éducatif du Québec rappelle que la relation avec les parents est un partenariat : il se construit surtout de vive voix.

Mesurer ce qui fonctionne

Tous les quelques mois, posez deux questions aux parents : recevez-vous l’information dont vous avez besoin, et que manque-t-il ? Leurs réponses disent s’il faut envoyer moins de messages, plus de photos ou un autre genre de rapport. Partagez ensuite avec l’équipe ce qui change, pour que tout le monde communique de la même façon. Une communication cohérente, d’une éducatrice à l’autre et d’un groupe à l’autre, rassure les familles autant que le contenu des messages.

Et la langue ?

Dans bien des garderies, toutes les familles ne parlent pas la même langue. Des messages simples, sans expressions trop locales, passent mieux ; une application qui traduit les messages aide encore davantage. Dans Maliah Classe, chaque membre de l’équipe et chaque parent choisit sa langue (français, anglais ou espagnol), et un bouton traduit un message reçu.

Pour la suite, voyez notre article sur le rapport quotidien : c’est souvent le message que les parents attendent le plus.

Questions fréquentes

Cet article informe ; il ne remplace pas l’avis d’un professionnel de la santé. En cas de doute, appelez Info-Santé 811. En cas d’urgence, faites le 911.

Sources

1. Programme éducatif des services de garde éducatifs à l’enfance, Gouvernement du Québec
2. Plan de communication avec les familles, Nova Scotia Department of Education and Early Childhood Development
3. Loi 25 sur la protection des renseignements personnels : entrée en vigueur de nouvelles dispositions, Gouvernement du Québec
4. Introduction to How Does Learning Happen? for leaders, Government of Ontario